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Destruction de l’information confidentielle

Contenu confidentiel

Selon la Loi sur les archives, aucun document d’un organisme public, dont les universités, ne peut être éliminé sans préalablement se référer aux règles officielles de conservation et s’y conformer. Donc, dans le doute et avant d’éliminer quelque document administratif que ce soit, quel que soit son support (papier, DVD, etc.), veuillez communiquer avec le spécialiste en archivistique de la Division de la gestion des documents administratifs et des archives au poste téléphonique 406379.

Responsabilité des unités

La sécurité des données confidentielles (papier, disque dur, CD ou DVD, disquette, clé USB, etc.) est sous la responsabilité des unités administratives. Celles-ci doivent s’assurer de les gérer adéquatement et sécuritairement, de leur cueillette à leur destruction en fin d’utilité.

Tout document, peu importe son support (papier, informatique, film, etc.), produit ou reçu par les unités qui n’a pas besoin d’être archivé, mais qui contient de l’information dont la divulgation pourrait nuire à l’Université ou à des individus en raison du caractère secret ou personnel des données, est un document confidentiel.

Le Service des immeubles offre un service de collecte et de destruction sécurisée de l’information confidentielle par l’intermédiaire de deux entreprises accréditées pour un tel travail, qui collectent les documents ou les supports de données et les détruisent dans un processus sécurisé. Ce service payant est offert tout au long de l’année.

Demande de destruction de l’information confidentielle - support papier

Procédure de demande de destruction de l’information confidentielle – support papier

Pour toute demande de destruction de l’information confidentielle sur un support papier, veuillez remplir le formulaire de destruction de l’information confidentielle – support papier.

Veuillez noter qu’il est important d’inscrire, à l’endroit indiqué, le numéro du bac à récupérer (le numéro du bac est le code-barres du fournisseur de service, composé d’une lettre et de 10 chiffres sur le couvercle du bac. En son absence, veuillez inscrire son numéro de série situé sur le côté du bac).

Veuillez noter que les cueillettes s’effectuent habituellement le lundi de chaque semaine. Vous avez alors jusqu’au jeudi soir de la semaine précédente pour faire votre demande.

Gestion de l’information confidentielle – support papier

Les documents confidentiels à récupérer peuvent être déposés dans des bacs roulants bleus cadenassés ou des boîtes standards, mais toujours dans un endroit sécuritaire, hors de la vue et de la portée du public. En effet, les couvercles des bacs peuvent être forcés, d’où l’importance de les remiser dans un endroit sécuritaire.

Veuillez-vous informer auprès de votre unité pour connaître la procédure en vigueur dans votre secteur, par exemple l’emplacement du bac pour les documents confidentiels ou la présence d’une déchiqueteuse.

Un bac roulant a une capacité de 240 litres et contient l’équivalent de 6 boîtes standards de papier. Lorsque le bac est plein, complétez une demande de destruction de l’information confidentielle (voir procédure décrite précédemment).

Au moment du service de destruction, le fournisseur récupère le ou les bac(s) déjà en votre possession et procède au déchiquetage des documents directement dans son camion stationné près de votre pavillon. Le même nombre de bac vide vous sera retourné à la suite de ce déchiquetage.

Frais reliés à la destruction de l’information confidentielle – support papier

Service Prix
Cueillette et destruction de bac(s) de documents confidentiels 15 $
Cueillette et destruction de boîte(s) de documents confidentiels

4 $/boîte

Procédure de demande pour besoin temporaire de bacs de documents confidentiels

Pour tout besoin temporaire, veuillez communiquer avec la personne responsable par courriel ou par téléphone au poste téléphonique 407603. Une solution répondant à votre besoin vous sera alors proposée.

Demande de destruction de l’information confidentielle - support de données électroniques

Procédure de demande de destruction de l’information confidentielle – support de données électroniques

Pour toute demande de destruction de l’information confidentielle sur un support de données électroniques (disque dur, CD ou DVD, disquette, clé USB, etc.), veuillez remplir le formulaire de destruction de l’information confidentielle – support  de données électroniques.

Veuillez noter que les cueillettes s’effectuent habituellement le mercredi de chaque semaine. Vous avez alors jusqu’à midi la veille pour faire votre demande.

Gestion de l’information confidentielle – support de données électroniques

Pour tout questionnement en lien avec la gestion des supports de données électroniques confidentielles veuillez-vous informer au Bureau de la sécurité de l’information.

Frais reliés à la destruction de l’information confidentielle – support de données électroniques

Service Prix
Cueillette et destruction de boîte(s) de support de données 27 $/cueillette
Cueillette et destruction de boîte(s) de disques durs 17 $/cueillette + 12 $/ disque dur