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Destruction de l’information confidentielle

Contenu confidentiel

Selon la Loi sur les archives, aucun document d’un organisme public, dont les universités, ne peut être éliminé sans préalablement se référer aux règles officielles de conservation et s’y conformer. Donc, dans le doute et avant d’éliminer quelque document administratif que ce soit, quel que soit son support (papier, DVD, etc.), veuillez communiquer avec le spécialiste en archivistique de la Division de la gestion des documents administratifs et des archives au poste téléphonique 406379.

Responsabilité des unités et bonnes pratiques

La sécurité des données confidentielles (papier, disque dur, CD ou DVD, disquette, clé USB, etc.) est sous la responsabilité des unités administratives. Celles-ci doivent s’assurer de les gérer adéquatement et sécuritairement, de leur cueillette à leur destruction en fin d’utilité.

Dans le cas où un bac bleu confidentiel est utilisé, le responsable qui le demande pour l’unité doit s’assurer de respecter les bonnes pratiques d’utilisation des bacs bleus confidentiels ci-dessous.

Tout document, peu importe son support (papier, informatique, film, etc.), produit ou reçu par les unités qui n’a pas besoin d’être archivé, mais qui contient de l’information dont la divulgation pourrait nuire à l’Université ou à des individus en raison du caractère secret ou personnel des données, est un document confidentiel.

Le Service des immeubles offre un service de collecte et de destruction sécurisée de l’information confidentielle par l’intermédiaire de deux entreprises accréditées pour un tel travail, qui collectent les documents ou les supports de données et les détruisent dans un processus sécurisé. Ce service payant est offert tout au long de l’année.

Voici un rappel des bonnes pratiques d’utilisation des bacs bleus confidentiels :

  • s’assurer que le bac est sous la garde d’un membre de votre unité;
  • s’assurer que le bac est dans le périmètre physique de cette unité et qu’il ne soit pas mélangé à d’autres bacs sous la garde d’autres unités;
  • s’assurer que le bac est dans un local verrouillé lorsqu’il n’y a personne à l’intérieur;
  • à la suite d’une demande de destruction de documents confidentiels, s’assurer que c’est bien un employé du fournisseur de service qui vient chercher le bac et signer la demande présentée par le fournisseur de service comme preuve qu’il prend en charge le « bon » bac pour le déchiquetage de son contenu. Si vous avez un doute sur l’identification de l’employé du fournisseur de service (celui-ci doit porter des vêtements identifiés à son employeur et une carte d’identité avec photo) vous pouvez nous contacter ou contacter le SSP;
  • si le bac doit être ouvert pour y reprendre un document placé par erreur, vous devez être présent et vous assurer que le document « appartient » bien au demandeur; vous devez ensuite barrer le bac;
  • si le bac doit être débarré pour y placer des documents volumineux, vous devez être présent et ensuite barrer le bac.
  • si le bac doit être débarré ou ouvert, vous devez le prendre en note avec la date, le numéro du bac et le nom des personnes.

Demande de destruction de l’information confidentielle - support papier

Procédure de demande de destruction de l’information confidentielle – support papier

Pour toute demande de destruction de l’information confidentielle sur un support papier, veuillez remplir le formulaire de destruction de l’information confidentielle – support papier.

Veuillez noter qu’il est important d’inscrire, à l’endroit indiqué, le numéro du bac à récupérer (le numéro du bac est le code-barres du fournisseur de service, composé d’une lettre et de 10 chiffres sur le couvercle du bac. En son absence, veuillez inscrire son numéro de série situé sur le côté du bac).

Veuillez noter que les cueillettes s’effectuent habituellement le lundi de chaque semaine. Vous avez alors jusqu’au jeudi soir de la semaine précédente pour faire votre demande.

Gestion de l’information confidentielle – support papier

Les documents confidentiels à récupérer peuvent être déposés dans des bacs roulants bleus cadenassés ou des boîtes standards, mais toujours dans un endroit sécuritaire, hors de la vue et de la portée du public. En effet, les couvercles des bacs peuvent être forcés, d’où l’importance de les remiser dans un endroit sécuritaire. Voir le rappel des bonnes pratiques.

Veuillez vous informer auprès de votre unité pour connaître la procédure en vigueur dans votre secteur, par exemple l’emplacement du bac pour les documents confidentiels ou la présence d’une déchiqueteuse.

Un bac roulant a une capacité de 240 litres et contient l’équivalent de 6 boîtes standards de papier. Lorsque le bac est plein, complétez une demande de destruction de l’information confidentielle (voir procédure décrite précédemment).

Au moment du service de destruction, le fournisseur récupère le ou les bac(s) déjà en votre possession et procède au déchiquetage des documents directement dans son camion stationné près de votre pavillon. Le même nombre de bac vide vous sera retourné à la suite de ce déchiquetage.

Frais reliés à la destruction de l’information confidentielle – support papier

Service Prix
Cueillette et destruction de bac(s) de documents confidentiels 15 $
Cueillette et destruction de boîte(s) de documents confidentiels

4 $/boîte

Procédure de demande pour un bac supplémentaire ou une reprise de bac de documents confidentiels

Pour tout besoin d’un bac supplémentaire ou une reprise de bac, veuillez communiquer avec la personne responsable par courriel ou par téléphone au poste téléphonique 407603. Une solution répondant à votre besoin vous sera alors proposée.

Demande de destruction de l’information confidentielle - support de données électroniques

Procédure de demande de destruction de l’information confidentielle – support de données électroniques

Pour toute demande de destruction de l’information confidentielle sur un support de données électroniques (disque dur, CD ou DVD, disquette, clé USB, etc.), veuillez remplir le formulaire de destruction de l’information confidentielle – support de données électroniques.

Veuillez noter que les cueillettes s’effectuent habituellement le mercredi de chaque semaine. Vous avez alors jusqu’à midi la veille pour faire votre demande.

Gestion de l’information confidentielle – support de données électroniques

Pour tout questionnement en lien avec la gestion des supports de données électroniques confidentielles, veuillez vous informer au Bureau de la sécurité de l’information.

Frais reliés à la destruction de l’information confidentielle – support de données électroniques

Service Prix
Cueillette et destruction de boîte(s) de support de données 27 $/cueillette
Cueillette et destruction de boîte(s) de disques durs 17 $/cueillette + 12 $/ disque dur