Contenu confidentiel

Selon la Loi sur les archives, aucun document d’un organisme public, dont les universités, ne peut être éliminé sans préalablement se référer aux règles officielles de conservation et s’y conformer. Donc, dans le doute et avant d’éliminer quelque document administratif que ce soit, quel que soit son support (papier, DVD, etc.), veuillez communiquer avec l’équipe de la Division de la gestion des documents administratifs et des archives à supportgid@sg.ulaval.ca.

Responsabilité des unités et bonnes pratiques

La sécurité des données confidentielles (papier, disque dur, CD ou DVD, disquette, clé USB, etc.) est sous la responsabilité des unités administratives. Celles-ci doivent s’assurer de les gérer adéquatement et sécuritairement, de leur cueillette à leur destruction en fin d’utilité.

Dans le cas où un bac bleu confidentiel est utilisé, le responsable qui le demande pour l’unité doit s’assurer de respecter les bonnes pratiques d’utilisation des bacs bleus confidentiels ci-dessous.

Le Service des immeubles offre un service de collecte et de destruction sécurisée de l’information confidentielle par l’intermédiaire de deux entreprises accréditées pour un tel travail, qui collectent les documents ou les supports de données et les détruisent dans un processus sécurisé. Ce service payant est offert tout au long de l’année.

Voici un rappel des bonnes pratiques d’utilisation des bacs bleus confidentiels :

• s’assurer que le bac est sous la garde d’un membre de votre unité;
• s’assurer que le bac est dans le périmètre physique de cette unité et qu’il ne soit pas mélangé à d’autres bacs sous la garde d’autres unités;
• s’assurer que le bac est dans un local verrouillé lorsqu’il n’y a personne à l’intérieur;
• à la suite d’une demande de destruction de documents confidentiels, s’assurer que c’est bien un employé du fournisseur de service qui vient chercher le bac et signer la demande présentée par le fournisseur de service comme preuve qu’il prend en charge le « bon » bac pour le déchiquetage de son contenu. Si vous avez un doute sur l’identification de l’employé du fournisseur de service (celui-ci doit porter des vêtements identifiés à son employeur et une carte d’identité avec photo) vous pouvez nous contacter ou contacter le SSP;
• si le bac doit être ouvert pour y reprendre un document placé par erreur, vous devez être présent et vous assurer que le document « appartient » bien au demandeur; vous devez ensuite barrer le bac;
• si le bac doit être débarré pour y placer des documents volumineux, vous devez être présent et ensuite barrer le bac.
• si le bac doit être débarré ou ouvert, vous devez le prendre en note avec la date, le numéro du bac et le nom des personnes.