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Bien excédentaire

Mandat du Service des immeubles en matière de disposition des biens excédentaires

Le Service des immeubles est l’unité administrative mandatée pour veiller à la disposition des biens excédentaires de l’Université dans une perspective de développement durable. Pour de plus amples renseignements, veuillez-vous référer à la Politique sur les activités d’approvisionnement et la gestion des contrats

Responsabilité du gardien du bien

Comme employé de l’Université Laval, vous avez le devoir d’identifier rapidement les biens qui ne sont plus utiles aux objectifs et projets de votre unité administrative afin de :

  • vous assurer d’avoir des environnements de travail sécuritaires,
  • maximiser l’utilisation des biens appartenant à l’Université Laval,
  • favoriser une saine gestion des biens mobiliers et des avoirs financiers de l’Université en encourageant leur pleine utilisation et en maximisant la valeur marchande des biens excédentaires lorsqu’ils sont vendus à l’externe,
  • favoriser le réemploi, la récupération puis, ultimement, le traitement adéquat et sécuritaire des biens en fin de vie utile sur le campus.

Notez que pour disposer d’un bien excédentaire, l’autorisation d’un représentant de la direction de votre unité est requise.

Définitions : interne et externe

Interne : toute unité, faculté ou service de l’Université Laval

Externe : toute autre entité ou personne, y compris un employé qui souhaite acheter un bien pour un usage personnel.

Plate-forme L’Entrepôt

Afin de maximiser l’utilisation de ses biens, l’Université Laval en collaboration avec le Service des immeubles a créé une plateforme Web nommée l’Entrepôt permettant l’affichage de ses biens excédentaires. Cette plateforme permet à la communauté de poser des actions responsables au quotidien en achetant et vendant des biens qui, autrement, seraient sous-utilisés, voire inutilisés.

Procédure pour disposer d’un bien excédentaire

Si vous désirez disposer d’un bien que votre unité ne veut plus conserver, ce bien devient alors un bien excédentaire. Veuillez d’abord vérifier si les situations suivantes s’appliquent à votre bien. Les options suivantes peuvent alors s’offrir à vous selon le type de bien excédentaire dont vous êtes le gardien :

Bien patrimonial

Si vous pensez que votre bien excédentaire peut être un bien patrimonial, veuillez contacter les experts des Collections muséales de l’Université Laval dont les coordonnées sont sur le site internet de la Bibliothèque. Ils vous informeront de la marche à suivre pour disposer de votre bien.

Bien contenant des matières dangereuses

Si vous pensez que votre bien excédentaire contient des matières dangereuses, veuillez d’abord consulter la section Matières dangereuses du site internet du Service de sécurité et de prévention pour vous assurer d’un traitement sécuritaire des matières dangereuses. Ce service s’occupe entre autres de la collecte des produits chimiques. Une fois les matières dangereuses retirées, veuillez disposer de votre bien selon son type ci-dessous.

Bien acquis avec des fonds de recherche

Si vous pensez que votre bien excédentaire a été acquis avec des fonds de recherche (centrifugeuse, laser, etc.), veuillez d’abord vérifier les règles de vente auprès des personnes qui gèrent ces fonds dans votre unité et ensuite disposer de votre bien selon son type ci-dessous dans le respect de ces règles.

TYPE: Matériel informatique

IMPORTANT

Vérifiez les règles de vente pour les biens acquis avec des fonds de recherche auprès des personnes qui gèrent ces fonds dans votre unité.

Avant de vendre ou de donner du matériel informatique à l’externe, n’oubliez pas de retirer sur les ordinateurs toutes les licences et logiciels qui ne sont pas transférables par exemple ceux exclusifs à des usages d’enseignement.

Les transferts internes sont fortement encouragés afin de maximiser l’utilisation des biens.

Contenu. Appuyer deux fois sur « Enter » pour sortir de la boîte.

Tout équipement informatique qui n’est plus utilisé doit, le plus rapidement possible, faire l’objet d’un effacement sécuritaire des données selon les méthodes approuvées par la Direction des technologies de l’information afin de limiter au maximum les risques de perte ou de vol de données confidentielle. Vous pouvez également détruire les données en utilisant le service de destruction de l’information confidentielle en remplissant le formulaire de  Demande de destruction de l’information confidentielle – support de données électroniques.

Matériel informatique fonctionnel et non désuet (réemploi)

Si vous pensez que le matériel informatique que vous détenez peut être réemployé, veuillez suivre l’une des procédures suivantes selon le cas :

VENTE OU DON PAR L’UNITÉ (PROFIT À L’UNITÉ)

 

  • Transfert à une unité interne déjà connue (vente ou don)

Si une autre unité désire acheter votre matériel informatique, veuillez appliquer la procédure Transfert et vente de biens excédentaires située sur le site internet du Service des finances.

  • Vente à l’interne via le site internet l’Entrepôt

Si toutefois vous n’avez pas trouvé d’unité qui aimerait avoir votre matériel informatique, vous pouvez l’afficher sur le site Internet l’Entrepôt.

  • Vente à l’externe

Seuls les équipements suivants peuvent faire l’objet d’une vente ou d’un don à l’externe :

  • les équipements n’ayant jamais contenu d’information (données administratives ou de recherche UL);
  • les équipement qui répondent aux bonnes pratiques d’effacement et de destruction sécuritaires des actifs informatiques du Direction des technologies de l’information
  • les équipements périphériques (écran, clavier, imprimantes, carte graphique ou de son) et les supports de données ayant été utilisés dans les salles de cours ou les laboratoires étudiants.

Il est possible de vendre du matériel informatique à l’externe seulement après que celui-ci ait été affiché plus de 30 jours sur le site internet l’Entrepôt et qu’il n’ait pas été réclamé.

Si toutefois vous désirez effectuer une vente à l’externe sans avoir préalablement affiché le bien sur le site l’Entrepôt, il est obligatoire d’obtenir l’autorisation du Service des immeubles avant de procéder. Pour ce faire, veuillez en faire la demande par courriel à la personne responsable en indiquant la raison.

  • Don à l’externe

L’Université Laval, en tant que gardienne de biens publics, a le devoir de maximiser la valeur marchande de ses actifs excédentaires. Un équipement ne peut être donné à l’externe que si on n’arrive pas à le vendre.

Si toutefois les efforts de vente durant un délai raisonnable n’ont pas donné de résultat, il est possible d’envisager de faire le don du matériel informatique ou électronique à l’externe selon la procédure suivante :

  1. Remplir le Formulaire de don d’équipement ou de fourniture appartenant à l’Université Laval afin de faire autoriser le don par la direction de votre unité administrative et la direction du Service des immeubles.
  2. Faire signer ce formulaire par la direction administrative qui détient le bien.
  3. Transmettre ce formulaire au Service des immeubles qui, en collaboration avec le Service des finances, autorisera ou non le don en fonction des enjeux économiques, sociaux et environnementaux reliés à cette décision.

Matériel informatique non fonctionnel et désuet (recyclage)

Les supports de données non fonctionnels et désuets ayant contenu de l’information (données administratives ou de recherche UL) ne peuvent être vendus ou donnés à l’extérieur de l’Université Laval (disque dur, serveur, etc.) sauf s’ils répondent aux bonnes pratiques d’effacement et de destruction sécuritaires des actifs informatiques de la  Direction des technologies de l’information.  S’ils ne peuvent pas être effacés correctement à cause de leur non fonctionnement par exemple, alors ils doivent obligatoirement être envoyés au recyclage selon la procédure suivante :

  1.  Vous devez détruire les supports de données en utilisant le service de destruction de l’information confidentielle en remplissant le formulaire de  Demande de destruction de l’information confidentielle – support de données électroniques ».  Par exemple retirer les disques durs pour leur destruction et continuer avec les étapes 2 et 3 ci-dessous pour la partie ne pouvant pas contenir de renseignements confidentiels.
  2. Retirer tous les logiciels et le système d’exploitation;
  3. Remplir le  Formulaire biens excédentaires – demande d’envoi au surplus ou récupération sur le site internet du Service des immeubles en indiquant les numéros d’inventaire UL ainsi que la mention «Biens dédiés à la récupération» dans la section «Description complète»;
  4. Déposer votre équipement à la réception des marchandises de votre pavillon. Le personnel de la réception des marchandises se chargera d’appeler la personne responsable au Service des immeubles pour le prêt de cage de transport (service gratuit). Si toutefois, vous prévoyez envoyer un chargement important au recyclage, vous pouvez contacter vous-même la personne responsable au Service des immeubles afin que celle-ci envoi le nombre requis de cages de transport à la réception des marchandises de votre pavillon. Dans certains pavillons importants, comme les pavillons Adrien-Pouliot, Alexandre-Vachon, Charles‑De Koninck, etc., des cages de transport vides sont laissées en permanence. Le personnel de la réception des marchandises de votre pavillon se chargera d’appeler la personne responsable au Service des immeubles afin que des déménageurs viennent récupérer les équipements informatiques. Ils seront par la suite envoyés dans le cadre d’un partenariat avec l’Atelier Signes d’espoir, un organisme à but non lucratif qui en fait la récupération.

TYPE: Véhicule UL

RAPPEL RÉGLEMENTATION

Les unités, ce qui inclut les centres de recherche, sont responsables du bon fonctionnement de leur véhicule et du respect de la réglementation (voir section Responsabilité des unités de la section Mécanique automobile pour plus de détails).

Le véhicule UL (de promenade et poids lourd) est celui qui :

  • a été acheté à l’aide des fonds de l’Université, peu importe la provenance des fonds;
  • son immatriculation est au nom de l’UL;
  • a un numéro UL attribué par le Service des finances;
  • est habituellement identifié par le logo institutionnel (lettrage). 

Tout véhicule UL doit subir une vérification de conformité au moins une fois par année.  À la suite de cette vérification, le mécanicien émettra ses recommandations en fonction d’une estimation des réparations et de la valeur du véhicule.

Dans le cas où l’unité décide de se départir du véhicule, elle peut :

 

Se départir du véhicule en échange d’un nouveau véhicule

L’unité doit s’assurer:

  • que le montant d’échange est raisonnablement équivalent à la valeur estimée et s’assurera de suivre les règles d’acquisition des véhicules auprès du Service des finances;
  • de transmettre le formulaire de la SAAQ Attestation de transaction avec un commerçant (ATAC) décrivant le véhicule d’échange qui lui a été remis par le concessionnaire au conseiller en approvisionnement du Service des finances qui le remettra à la SAAQ;
  • que le logo institutionnel (délettrage) soit retiré et en assumera les frais.

Si le véhicule est déclaré dangereux, il sera « mis au rancart » sur l’immatriculation par le Service des finances, ce qui signifie que le véhicule devra être inspecté et approuvé avant de rouler.

 

Se départir du véhicule sans échange

L’unité doit transmettre cette décision par courriel en précisant laquelle des trois situations s’applique à elle :

 

LE VÉHICULE SE SITUE À PLUS DE  300 KM

L’unité doit s’assurer :

Si le véhicule est déclaré dangereux, il sera « mis au rancart » sur l’immatriculation par le Service des finances, ce qui signifie que le véhicule devra être inspecté et approuvé avant de rouler. 

 

LE VÉHICULE SE SITUE À MOINS DE 300 KM DU CAMPUS ET A ÉTÉ DÉCLARÉ DANGEREUX À LA SUITE DE LA VÉRIFICATION DE CONFORMITÉ

  • Véhicule non fonctionnel (mécanique) ou valeur de revente estimée à trois cent cinquante dollars (350 $) ou moins 

Le SI s’occupera de le faire transporter aux ferrailleurs. Le SI gardera alors le montant de la vente pour couvrir les frais. Le document original d’immatriculation et les clés du véhicule doivent être transmis au gestionnaire de l’équipe d’entretien Terrains et voirie du SI. Le véhicules sera « mis au rancart » sur l’immatriculation par le Service des finances.  Des frais de retrait du logo institutionnel (délettrage) pourraient être chargés à l’unité.

 

  • Véhicule fonctionnel (mécanique) et valeur de revente estimée à plus de trois cent cinquante dollars (350 $)

Le SI apportera le véhicule à l’encan du Centre de services partagés du Québec à Québec (3 dates par année).  (Notes : Il est possible de profiter d’une autre offre plus intéressante que l’encan, sous réserve d’approbation par le Service des immeubles)

Conformément à la procédure financière du Service des finances, l’unité doit fournir au Service des immeubles la combinaison comptable pour obtenir l’argent de la vente moins les frais reliés à l’encan :

Unité  A90750 – 3 – unité – prog – 400 (fond 3-Immobilisation)
Projets de recherche (SR)  Compte-fond 1-unité-prog 20-classe-projet SR
   

Le document original d’immatriculation et au minimum deux (2) clés du véhicule doivent être transmis au gestionnaire de l’équipe d’entretien Terrains et voirie du SI. Le véhicule sera « mis au rancart » sur l’immatriculation par le Service des finances, ce qui signifie que le véhicule devra être inspecté et approuvé avant de rouler.  Des frais de retrait du logo institutionnel (délettrage) seront chargés à l’unité. 

 

LE VÉHICULE SE SITUE À MOINS DE 300 KM DU CAMPUS ET A ÉTÉ DÉCLARÉ NON DANGEREUX ET FONCTIONNEL À LA SUITE DE LA VÉRIFICATION DE CONFORMITÉ

L’unité doit vérifier s’il y a un preneur interne à une unité déjà connue ou via le site L’Entrepôt (qui servira alors seulement à trouver un preneur interne).

 

  • Vente à l’interne (site Entrepôt ou unité déjà connue)

S’il y a vente à l’interne, l’unité doit se conformer à la procédure financière du Service des finances pour déposer l’argent de la vente.

  •  Vente à l’externe (encan)

S’il n’y a pas de preneur interne, le SI apportera le véhicule à l’encan du Centre de services partagés du Québec (3 dates par année).  (Note : Il est possible de profiter de l’éventualité d’une autre offre plus intéressante que l’encan, sous réserve d’approbation par le Service des immeubles)

Conformément à la procédure financière du Service des finances, l’unité doit fournir au Service des immeubles la combinaison comptable pour toucher l’argent de la vente moins les frais reliés à l’encan.

Le document original d’immatriculation et au minimum deux (2) clés du véhicule doivent être transmis au gestionnaire de l’équipe d’entretien Terrains et voirie du SI.  Des frais de retrait du logo institutionnel (délettrage)  seront chargés à l’unité.  

TYPE: Autre bien excédentaire

Bien fonctionnel et non désuet (récupération)

Si votre bien excédentaire ne fait pas partie des catégories précédentes, vous devez suivre la procédure suivante.

IMPORTANT

Pour favoriser une meilleure utilisation de nos biens excédentaires, le processus doit être enclenchée le plus tôt possible, c’est-à-dire, aussitôt que vous savez que vous allez vous départir du bien.

Tout d’abord, vous devez remplir le formulaire de planification de la disposition des biens excédentaires. Idéalement, le formulaire doit être rempli au plus tard un mois avant la date de disposition du bien.

Cette demande sera ensuite analysée pour confirmer s’il s’agit d’un bien réutilisable, recyclable ou destiné pour les rebuts.

 

Bien réutilisable

Le bien excédentaire réutilisable peut être vendu directement à une autre unité/service ou être affiché pour la vente sur le site l’Entrepôt. Tous les profits des ventes de biens excédentaires seront remis à l’unité sauf si la vente est déléguée au service des immeubles.

Les articles en vente sur le site de l’Entrepôt sont disponibles pour tous. Cependant, le Service des immeubles a mis en place des listes d’envoi pour favoriser la réutilisation des biens. Pour faire partie d’une des listes d’envoi, communiquez directement avec le Service des immeubles. Les nouveaux arrivages sont ainsi partagés selon une liste qui priorise la réutilisation à l’interne. Lorsqu’un bien est visé par plusieurs demandes, il sera octroyé selon cette ordre de priorité:

  1. Interne UL
  2. Réseaux éducation publique
  3. Organismes à but non lucratif dont la mission est éducative, sociale ou humanitaire
  4. Entreprise spécialisée dans le réemploi, le recyclage ou la récupération
  5. Communauté universitaire
  6. Grand public

Si le bien est vendu avant la date de disposition du bien, faire une demande de déménagement (service facturable) afin que des déménageurs récupèrent le bien dans un local. Pour vous prévaloir de ce service, veuillez remplir le formulaire de demande de déménagement. Nous communiquerons avec vous dans les meilleurs délais afin de planifier le travail.

Pour conclure une vente, veuillez appliquer la procédure Transfert et vente de biens excédentaires

Si le bien n’est pas vendu avant sa date de disposition, faire une demande de déménagement (service facturable) ou une demande d’envoi au Surplus afin qu’elle soit analysée.

Conformément à l’annexe 12 de la politique sur les activités d’approvisionnement et la gestion des contrats, le service des immeubles est responsable, à partir des historiques de vente et de l’inventaire actuel, d’établir les critères de sélection des items pour lesquelles la vente se poursuivra.

Selon le résultat de l’analyse, le service des immeubles vous demandera d’identifier le bien « RÉCUPÉRATION, REBUTS OU SURPLUS ». Si la vente se poursuit à partir du surplus, c’est le service des immeubles qui conservera les profits de la vente.

Bien non fonctionnel et désuet (récupération) ou rebuts

Deux options s’offrent à vous :

  1. Déposer vous-même le bien à la réception des marchandises de votre pavillon et l’identifier clairement avec la mention RÉCUPÉRATION ou REBUTS. Le Service des immeubles se chargera par la suite de l’envoyer à la récupération.
  2. Faire une demande de déménagement (service facturable) afin que des déménageurs récupèrent le bien dans un local. Pour vous prévaloir de ce service, veuillez remplir le formulaire de demande de déménagement. Nous communiquerons avec vous dans les meilleurs délais afin de planifier le travail.

 

Don à l’externe

L’Université Laval, en tant que gardienne de biens publics, a le devoir de maximiser la valeur marchande de ses actifs excédentaires. Un équipement ne peut être donné à l’externe que si on n’arrive pas à le vendre.

Si, après l’affichage du bien sur le site internet l’Entrepôt, celui-ci n’est pas réclamé et que le service des immeubles juge qu’il s’agit d’un item à faible possibilité de revente, le don à l’externe du bien pourra alors être envisagé.

Pour obtenir l’autorisation de donner un bien, un employé qui a la charge d’un bien et qui conclut que, seul le don peut éviter la mise au rebut du bien, doit :

  1. Compléter le formulaire de don d’équipement ou de fourniture appartenant à l’Université Laval;
  2. Faire signer ce formulaire par la direction administrative qui détient le bien;
  3. Transmettre ce formulaire au Service des immeubles qui, en collaboration avec le Service des finances, autorisera ou non le don en fonction des enjeux économiques, sociaux et environnementaux reliés à cette décision.