Services

Bien excédentaire

Mandat du Service des immeubles en matière de disposition des biens excédentaires

Le Service des immeubles est l’unité administrative mandatée pour veiller à la disposition des biens excédentaires de l’Université dans une perspective de développement durable. Pour de plus amples renseignements, veuillez-vous référer à la Politique sur les activités d’approvisionnement et la gestion des contrats

Responsabilité du gardien du bien

Comme employé de l’Université Laval, vous avez le devoir d’identifier rapidement les biens qui ne sont plus utiles aux objectifs et projets de votre unité administrative afin de :

  • vous assurer d’avoir des environnements de travail sécuritaires;
  • maximiser l’utilisation des biens appartenant à l’Université Laval;
  • obtenir l’autorisation d’un représentant de la direction de son unité avant de disposer d’un bien;
  • favoriser une saine gestion des biens mobiliers et des avoirs financiers de l’Université en encourageant leur pleine utilisation et en maximisant la valeur marchande des biens excédentaires lorsqu’ils sont vendus à l’externe;
  • favoriser le réemploi, la récupération puis, ultimement, le traitement adéquat et sécuritaire des biens en fin de vie utile sur le campus.

Définitions : interne et externe

Interne : toute unité, faculté ou service de l’Université Laval

Externe : toute autre entité ou personne, y compris un employé qui souhaite acheter un bien pour un usage personnel.

Procédure pour disposer d’un bien excédentaire

Si vous désirez disposer d’un bien que votre unité ne veut plus conserver, ce bien devient alors un bien excédentaire. Veuillez d’abord vérifier si les situations suivantes s’appliquent à votre bien. Les options suivantes peuvent alors s’offrir à vous selon le type de bien excédentaire dont vous êtes le gardien :

Bien patrimonial

Si vous pensez que votre bien excédentaire peut être un bien patrimonial, veuillez contacter les experts des Collections muséales de l’Université Laval dont les coordonnées sont sur le site internet de la Bibliothèque. Ils vous informeront de la marche à suivre pour disposer de votre bien.

Bien contenant des matières dangereuses

Si vous pensez que votre bien excédentaire contient des matières dangereuses, veuillez d’abord consulter la section Matières dangereuses du site internet du Service de sécurité et de prévention pour vous assurer d’un traitement sécuritaire des matières dangereuses. Ce service s’occupe entre autres de la collecte des produits chimiques. Une fois les matières dangereuses retirées, veuillez disposer de votre bien selon son type ci-dessous.

Bien acquis avec des fonds de recherche

Si vous pensez que votre bien excédentaire a été acquis avec des fonds de recherche (centrifugeuse, laser, etc.), veuillez d’abord vérifier les règles de vente auprès des personnes qui gèrent ces fonds dans votre unité et ensuite disposer de votre bien selon son type ci-dessous dans le respect de ces règles.

TYPE: Matériel informatique

Vérifier les règles de vente pour les biens acquis avec des fonds de recherche auprès des personnes qui gèrent ces fonds dans votre unité.

Tout équipement informatique qui n’est plus utilisé doit, le plus rapidement possible, faire l’objet d’un effacement sécuritaire des données selon les méthodes approuvées par le Bureau de la sécurité de l’information afin de limiter au maximum les risques de perte ou de vol de données confidentielle. Vous pouvez également détruire les données en utilisant le service de destruction de l’information confidentielle en remplissant le formulaire de  Demande de destruction de l’information confidentielle – support de données électroniques.

Matériel informatique fonctionnel et non désuet (réemploi)

 

Si vous pensez que le matériel informatique que vous détenez peut être réemployé, veuillez suivre l’une des procédures suivantes selon le cas :

Important

Les transferts internes sont fortement encouragés afin de maximiser l’utilisation des biens.

 
VENTE OU DON PAR L’UNITÉ (PROFIT À L’UNITÉ)

 

 
  • Transfert à une unité interne déjà connue (vente ou don)

 

Si une autre unité désire acheter votre matériel informatique, veuillez appliquer la procédure Transfert et vente de biens excédentaires située sur le site internet du Service des finances.

 

  • Vente à l’interne via le site internet l’Entrepôt

 

Si toutefois vous n’avez pas trouvé d’unité qui aimerait avoir votre matériel informatique, vous pouvez l’afficher sur le site Internet l’Entrepôt. Veuillez faire une demande d’affichage en suivant la procédure.

 

  • Vente à l’externe

 

Il est possible de vendre du matériel informatique à l’externe seulement après que celui-ci ait été affiché plus de 30 jours sur le site internet l’Entrepôt et qu’il n’ait pas été réclamé.

Si toutefois vous désirez effectuer une vente à l’externe sans avoir préalablement affiché le bien sur le site l’Entrepôt, il est obligatoire d’obtenir l’autorisation du Service des immeubles avant de procéder. Pour ce faire, veuillez en faire la demande par courriel à la personne responsable en indiquant la raison.

Par contre, seuls, les équipements suivants peuvent faire l’objet d’une vente à l’externe:

Attention

Vérifier les règles de vente pour les biens acquis avec des fonds de recherche auprès des personnes qui gèrent ces fonds dans votre unité.

Pour conclure une vente à l’externe, veuillez appliquer la procédure Transfert et vente de biens excédentaires située sur le site internet du Service des finances.

Important

Avant de vendre du matériel informatique à l’externe, n’oubliez pas de retirer sur les ordinateurs toutes les licences et logiciels qui ne sont pas transférables par exemple ceux exclusifs à des usages d’enseignement.

  • Don à l’externe

 

L’Université Laval, en tant que gardienne de biens publics, a le devoir de maximiser la valeur marchande de ses actifs excédentaires. Un équipement ne peut être donné à l’externe que si on n’arrive pas à le vendre.

Si toutefois les efforts de vente durant un délai raisonnable n’ont pas donné de résultat, il est possible d’envisager de faire le don du matériel informatique ou électronique à l’externe selon la procédure suivante :

  1. Remplir le Formulaire de don d’équipement ou de fourniture appartenant à l’Université Laval afin de faire autoriser le don par la direction de votre unité administrative et la direction du Service des immeubles.
  2. Faire signer ce formulaire par la direction administrative qui détient le bien.
  3. Transmettre ce formulaire au Service des immeubles qui, en collaboration avec le Service des finances, autorisera ou non le don en fonction des enjeux économiques, sociaux et environnementaux reliés à cette décision.

Par contre, seuls, les équipements suivants peuvent faire l’objet d’un don à l’externe:

Important

Avant de donner du matériel informatique à l’externe, n’oubliez pas de retirer sur les ordinateurs toutes les licences et logiciels qui ne sont pas transférables par exemple ceux exclusifs à des usages d’enseignement.

Matériel informatique non fonctionnel et désuet (recyclage)

 

Les supports de données ayant contenu de l’information (données administratives ou de recherche UL) ne peuvent être vendus ou donnés à l’extérieur de l’Université Laval (disque dur, serveur, etc.). Pour répondre aux exigences du Guide Effacement et destruction sécuritaire des actifs informationnels, ils doivent obligatoirement être envoyés au recyclage selon la procédure suivante :

  1. Appliquer la procédure de nettoyage des données prescrite par le Bureau de la sécurité de l’information;
  2. Retirer tous les logiciels et le système d’exploitation;
  3. Remplir le  Formulaire biens excédentaires – demande d’envoi au surplus ou récupération sur le site internet du Service des immeubles en indiquant les numéros d’inventaire UL ainsi que la mention «Biens dédiés à la récupération» dans la section «Commentaire»;
  4. Déposer votre équipement à la réception des marchandises de votre pavillon. Le personnel de la réception des marchandises se chargera d’appeler la personne responsable au Service des immeubles pour le prêt de cage de transport (service gratuit). Si toutefois, vous prévoyez envoyer un chargement important au recyclage, vous pouvez contacter vous-même la personne responsable au Service des immeubles afin que celle-ci envoi le nombre requis de cages de transport à la réception des marchandises de votre pavillon. Dans certains pavillons importants, comme les pavillons Adrien-Pouliot, Alexandre-Vachon, Charles‑De Koninck, etc., des cages de transport vides sont laissées en permanence. Le personnel de la réception des marchandises de votre pavillon se chargera d’appeler la personne responsable au Service des immeubles afin que des déménageurs viennent récupérer les équipements informatiques. Ils seront par la suite envoyés dans le cadre d’un partenariat avec la Fondation Signe d’espoir, un organisme à but non lucratif qui en fait la récupération.

TYPE: Véhicule UL

RAPPEL RÉGLEMENTATION

Les unités, ce qui inclut les centres de recherche, sont responsables du bon fonctionnement de leur véhicule et du respect de la réglementation (voir section Responsabilité des unités de la section Mécanique automobile pour plus de détails).

Le véhicule UL (de promenade et poids lourd) est celui qui :

  • a été acheté à l’aide des fonds de l’Université, peu importe la provenance des fonds;
  • son immatriculation est au nom de l’UL;
  • a un numéro UL attribué par le SF;
  • est habituellement identifié par le logo institutionnel (lettrage). 

Tout véhicule UL doit subir une vérification de conformité au moins une fois par année.  À la suite de cette vérification, le mécanicien émettra ses recommandations en fonction d’une estimation des réparations et de la valeur du véhicule.

Dans le cas où l’unité décide de se départir du véhicule, elle peut :

 

Se départir du véhicule en échange d’un nouveau véhicule

L’unité doit s’assurer:

  • que le montant d’échange est raisonnablement équivalent à la valeur estimée et s’assurera de suivre les règles d’acquisition des véhicules auprès du Service des finances;
  • de transmettre le formulaire de la SAAQ Attestation de transaction avec un commerçant (ATAC) décrivant le véhicule d’échange qui lui a été remis par le concessionnaire au conseiller en approvisionnement du Service des finances qui le remettra à la SAAQ;
  • que le logo institutionnel (délettrage) soit retiré et en assumera les frais.

Si le véhicules est déclaré dangereux, il sera « mis au rancart » sur l’immatriculation par le Service des finances, ce qui signifie que le véhicule devra être inspecté et approuvé avant de rouler.

 

Se départir du véhicule sans échange

L’unité doit transmettre cette décision par courriel en précisant laquelle des trois situations s’applique à elle :

 

LE VÉHICULE SE SITUE À PLUS DE  300 KM

L’unité doit s’assurer:

Si le véhicules est déclaré dangereux, il sera « mis au rancart » sur l’immatriculation par le Service des finances, ce qui signifie que le véhicule devra être inspecté et approuvé avant de rouler. 

 

LE VÉHICULE SE SITUE À MOINS DE 300 KM DU CAMPUS ET A ÉTÉ DÉCLARÉ DANGEREUX À LA SUITE DE LA VÉRIFICATION DE CONFORMITÉ

  • Véhicule non fonctionnel (mécanique) ou valeur de revente estimée à trois cent cinquante dollars (350 $) ou moins 

Le SI s’occupera de le faire transporter aux ferrailleurs. Le SI gardera alors le montant de la vente pour couvrir les frais. Le document original d’immatriculation et les clés du véhicule doivent être transmis au gestionnaire de l’Équipe d’entretien des Terrains et de la voirie du SI. Le véhicules sera « mis au rancart » sur l’immatriculation par le Service des finances.  Des frais de retrait du logo institutionnel (délettrage) pourraient être chargés à l’unité.

 

  • Véhicule fonctionnel (mécanique) et valeur de revente estimée à plus de trois cent cinquante dollars (350 $)

Le SI apportera le véhicule à l’encan du Centre de services partagés du Québec à Québec (3 dates par année).  (Notes : Il est possible de profiter d’une autre offre plus intéressante que l’encan, sous réserve d’approbation par le Service des immeubles)

Conformément à la procédure financière du Service des finances, l’unité doit fournir au Service des immeubles la combinaison comptable pour obtenir l’argent de la vente moins les frais reliés à l’encan :

Unité  A90750 – 3 – unité – prog – 400 (fond 3-Immobilisation)
Projets de recherche (SR)  Compte-fond 1-unité-prog 20-classe-projet SR
   

Le document original d’immatriculation et au minimum deux (2) clés du véhicule doivent être transmis au gestionnaire de l’Équipe d’entretien des Terrains et de la voirie du SI. Le véhicule sera « mis au rancart » sur l’immatriculation par le Service des finances, ce qui signifie que le véhicule devra être inspecté et approuvé avant de rouler.  Des frais de retrait du logo institutionnel (délettrage) seront chargés à l’unité. 

 

LE VÉHICULE SE SITUE À MOINS DE 300 KM DU CAMPUS ET A ÉTÉ DÉCLARÉ NON DANGEREUX ET FONCTIONNEL À LA SUITE DE LA VÉRIFICATION DE CONFORMITÉ

L’unité doit vérifier s’il y a un preneur interne à une unité déjà connue ou via le site L’Entrepôt (qui servira alors seulement à trouver un preneur interne).

 

  • Vente à l’interne (site Entrepôt ou unité déjà connue)

S’il y a vente à l’interne, l’unité doit se conformer à la procédure financière du Service des finances pour déposer l’argent de la vente.

  •  Vente à l’externe (encan)

S’il n’y a pas de preneur interne, le SI apportera le véhicule à l’encan du Centre de services partagés du Québec (3 dates par année).  (Note : Il est possible de profiter de l’éventualité d’une autre offre plus intéressante que l’encan, sous réserve d’approbation par le Service des immeubles)

Conformément à la procédure financière du Service des finances, l’unité doit fournir au Service des immeubles la combinaison comptable pour toucher l’argent de la vente moins les frais reliés à l’encan.

Le document original d’immatriculation et au minimum deux (2) clés du véhicule doivent être transmis au gestionnaire de l’Équipe d’entretien des Terrains et de la voirie du SI.  Des frais de retrait du logo institutionnel (délettrage)  seront chargés à l’unité.  

TYPE: Autre bien excédentaire

Bien fonctionnel et non désuet (récupération)

 

Si vous pensez que le bien excédentaire qui ne fait pas partie des catégories énumérées précédemment peut être réemployé, deux possibilités s’offrent à vous selon le cas :

 

VENTE OU DON PAR L’UNITÉ (PROFITS À L’UNITÉ)

IMPORTANT

Les transferts internes sont fortement encouragés afin de maximiser l’utilisation des biens.

L’unité peut procéder elle-même à la vente de son bien et touchera la totalité des profits reliée à cette vente. Elle devra suivre les procédures suivantes selon le cas :

 

  • Transfert à une unité déjà connue (vente ou don)

 

Veuillez appliquer la procédure Transfert et vente de biens excédentaires située sur le site internet du Service des finances.

 

  • Vente à l’interne via le site l’Entrepôt

 

Si toutefois vous n’avez pas trouvé d’unité qui aimerait acheter votre bien excédentaire, vous pouvez l’afficher sur le site internet l’Entrepôt. Veuillez faire une demande d’affichage en suivant la procédure énoncée sur le site. 

 

  • Vente à l’externe via le site l’Entrepôt

 

Il est possible de vendre le bien excédentaire à l’externe seulement après que celui-ci ait été affiché plus de 30 jours sur le site internet l’Entrepôt et qu’il n’ait pas été réclamé.

Vérifier les règles de vente concernant les biens acquis par des fonds de recherche auprès des personnes qui gèrent ces fonds dans votre unité. Veuillez également vérifier si la période d’amortissement du bien est encore en cours. Si elle n’est pas terminée, le Service des finances devra être informé de la vente afin de respecter ses procédures.

Pour conclure une vente à l’externe, veuillez appliquer la procédure Transfert et vente de biens excédentaires

 

  • Don à l’externe

 

L’Université Laval, en tant que gardienne de biens publics, a le devoir de maximiser la valeur marchande de ses actifs excédentaires. Un équipement ne peut être donné à l’externe que si on n’arrive pas à le vendre.

Si, après l’affichage du bien sur le site internet l’Entrepôt, celui-ci n’est pas réclamé ni à l’interne, ni par une personne de l’externe, le don à l’externe du bien pourra alors être envisagé.

Pour obtenir l’autorisation de donner un bien, un employé qui a la charge d’un bien et qui conclut que, seul le don peut éviter la mise au rebut du bien, doit :

  1. Compléter le formulaire de don d’équipement ou de fourniture appartenant à l’Université Laval;
  2. Faire signer ce formulaire par la direction administrative qui détient le bien;
  3. Transmettre ce formulaire au Service des immeubles qui, en collaboration avec le Service des finances, autorisera ou non le don en fonction des enjeux économiques, sociaux et environnementaux reliés à cette décision.

 

VENTE DÉLÉGUÉE AU SERVICE DES IMMEUBLES (PROFITS AU SERVICE DES IMMEUBLES)

 

Si vous préférez que le Service des immeubles s’occupe de la vente du bien excédentaire au local de surplus du PEPS, veuillez remplir le formulaire bien excédentaire – demande d’envoi au surplus ou récupération. Veuillez noter que dans ce cas, le Service des immeubles touchera alors la totalité des profits reliés à cette vente.

Si vous avez rempli le formulaire bien excédentaire – demande d’envoi au surplus ou récupération et que le bien excédentaire doit être envoyé au local de surplus du PEPS, deux options s’offrent à vous :

  1. Si vous désirez que les déménageurs viennent chercher le bien dans un local (service facturable), veuillez remplir le formulaire de demande de déménagement. Nous communiquerons avec vous dans les meilleurs délais afin de planifier le travail.
  2. Si vous désirez apporter le bien excédentaire à la réception des marchandises de votre pavillon, veuillez envoyer un courriel à la personne responsable en lui mentionnant le nom du pavillon (réception des marchandises) de départ et d’arrivée ainsi que la description des éléments à transporter (service non facturable).

Veuillez noter que le mobilier du local du surplus au PEPS est habituellement donné ou vendu à faible coût pour les unités internes.  Ceci afin de favoriser la réutilisation des biens sur le campus.

 

Bien non fonctionnel et désuet (récupération)

 

Veuillez remplir le formulaire bien excédentaire – demande d’envoi au surplus ou récupération sur le site internet du Service des immeubles en indiquant les numéros d’inventaire UL ainsi que la mention «Biens dédiés à la récupération» dans la section «Commentaire».

Si vous avez rempli le formulaire bien excédentaire – demande d’envoi au surplus ou récupération et que le Service des immeubles se charge de sa gestion ultérieure, deux options s’offrent à vous :

  1. Déposer vous-même le bien à la réception des marchandises de votre pavillon en indiquant clairement sur le bien la mention Récupération. Le Service des immeubles se chargera par la suite de l’envoyer à la récupération.
  2. Faire une demande de déménagement (service facturable) afin que des déménageurs récupèrent le bien dans un local.

Pour vous prévaloir de ce service, veuillez remplir le formulaire de demande de déménagement. Nous communiquerons avec vous dans les meilleurs délais afin de planifier le travail.

 

Bien destiné aux rebuts

 

Lorsque vous estimez qu’un bien, compte tenu de son état, ne peut être ni réemployé, ni récupéré, il peut alors être mis aux rebuts. Pour tout doute quant à la mise aux rebuts d’un bien de l’Université Laval, veuillez communiquer par courriel avec la personne responsable.

Pour en disposer aux rebuts, veuillez procéder selon la dimension du bien :

Bien de petite dimension non recyclable

Si le bien est de petite dimension, il est possible d’en disposer directement dans une poubelle.

Bien de grosse dimension ou bien recyclable pour le métal

Les biens ayant une grosse dimension ou principalement métallique et ne pouvant être disposé directement dans une poubelle peuvent être déposés à la réception des marchandises de votre pavillon. Il est alors possible pour vous de :

  1. Déposer vous-même le bien à la réception des marchandises de votre pavillon en indiquant clairement sur le bien la mention Rebut. Le Service des immeubles se chargera par la suite de l’envoyer dans un endroit prévu à cet effet pour son enfouissement ou son incinération (tournée hebdomadaire).
  2. Faire une demande de déménagement (service facturable) en remplissant le formulaire de demande de déménagement afin que des déménageurs récupèrent le bien à jeter.  Nous communiquerons avec vous dans les meilleurs délais afin de planifier le travail.

 

Plate-forme L’Entrepôt

Pour les biens destinés au réemploi

 

Afin de maximiser l’utilisation de ses biens, l’Université Laval en collaboration avec le Service des immeubles a créé une plateforme Web nommée l’Entrepôt permettant l’affichage de ses biens excédentaires. Cette plateforme permet à la communauté de poser des actions responsables au quotidien en achetant et vendant des biens qui, autrement, seraient sous-utilisés, voire inutilisés.

 

L’Entrepôt, qu’est-ce que c’est?

 

Lorsqu’une unité administrative n’utilise plus un bien, un membre du personnel de cette unité peut placer une annonce dans le site l’Entrepôt. Un bien annoncé est réservé à la transaction interne durant 30 jours. Seuls les employés voient alors le bien en vente. Après 30 jours, un bien non réclamé est affiché pour être vendu au grand public (citoyens, entreprises, organismes publics, etc.).

Vous y trouverez des équipements scientifiques, agricoles, alimentaires, sportifs, informatiques, électroniques, de musique, du mobilier et des appareils ménagers, des machines-outils et des matériaux de construction, etc.