Seules les dépenses de main-d’œuvre et d’achat aux magasins du Service des immeubles seront incluses dans la facturation interne.

Par contre, les achats ou les demandes de service faites à un fournisseur externe seront engagés, en temps réel, via une demande d’achat. La combinaison comptable utilisée dans la demande d’achat sera celle fournie par votre unité lors de la création de l’intervention au Centre d’appels.

Les interventions relatives à vos demandes d’interventions facturables envoyées au Centre d’appels seront facturées de Maximo via PeopleSoft aux deux semaines. Vous pouvez donc recevoir des factures internes aux deux semaines selon vos demandes d’intervention faites au Centre d’appels.

Il est possible que la personne qui recevait le rapport de facturation Maximo ne soit pas la même qui reçoit la facturation interne de votre unité. Vous devez donc prendre vos dispositions à l’interne afin que la personne souhaitée reçoive la facturation interne de votre unité.

Veuillez prendre note qu’une personne seulement peut recevoir les factures internes pour son unité. Il suffit de compléter la Section « Changement ou création de l’utilisateur de flux de travaux » dans le formulaire « Modification d’un client ou d’un fournisseur interne » que vous retrouverez sur le site internet du Service des finances, dans la Section « Formulaires et outils ».

Pour toute question concernant la facturation interne à l’Université Laval, nous vous invitons à consulter le document intitulé la facture interne sur le site Internet du Service des finances.

Il est aussi possible de communiquer avec les personnes du Service des finances au poste téléphonique 410000.

Lorsqu’une intervention s’échelonne sur plusieurs périodes de facturation, il est possible que vous receviez plusieurs factures internes pour la même intervention progressivement jusqu’à la fin des travaux (intervention terminée).

Lorsque le montant d’une intervention est fixé lors de l’estimation et accepté par l’unité, ce même montant sera facturé globalement dans une facture interne seulement à la fin des travaux.

Vous devez, au même titre que toute facturation interne et demande d’achat à l’Université Laval, effectuer votre suivi budgétaire à l’aide d’Explo ou consulter les documents de transaction (facture interne, bon de commande) dans PeopleSoft.

Nous vous suggérons d’ajouter l’adresse courriel de la personne qui effectue le suivi des transactions associées aux demandes d’interventions faites au Service des immeubles pour votre unité dans le champ « Adresse courriel de la personne désignée dans votre unité pour le suivi de la facturation » des formulaires de demande sur le site internet du Service des immeubles.

Cette personne sera de ce fait au courant de tous les numéros d’interventions ainsi que du travail réalisé dans votre unité. Elle pourra alors, effectuer plus facilement le suivi des transactions associées aux demandes d’interventions faites au Service des immeubles. En effet, elle pourra associer le numéro de l’intervention inscrit dans la facture interne ou dans le champ «Référence» dans Explo pour les factures internes et les bons de commande avec les travaux qui auront été réalisés dans votre unité.

Factures internes

Les factures internes initiées par le Service des immeubles portent le numéro 4XXXXXXX et comprennent seulement les montants associés :

• aux sorties d’articles aux magasins du Service des immeubles (voir ligne 1 de l’exemple de facture interne ci-dessous);
• à la main d’œuvre des employés du Service des immeubles qui ont travaillé sur l’intervention (voir ligne 2 de l’exemple de facture interne ci-dessous).

Il est également maintenant possible de voir l’information suivante dans la Section Commentaire dans le bas de la facture interne:

• la description de l’intervention;
• l’emplacement;
• le nom du demandeur.

Exemple de facture interne

Facturation article magasin

La description longue de l’article est ajoutée pour plus de détails sur l’article.

Facturation main-d’œuvre

Le nombre d’heure totales travaillées par l’employé inclut également les heures supplémentaires et la Description indique la majoration du taux horaire pour les heures supplémentaires seulement. Ainsi, dans la colonne Prix/unité le taux indiqué est une moyenne du taux régulier et taux supplémentaire.

Exemple :

Pour un employé dont le taux horaire est de 40 $/heure effectuant un travail de 5 heures:

• à taux supplémentaire (x2) seulement: T.S. 2 x 5 heures

• une partie à taux régulier (3 heures) et une autre à taux supplémentaire (2 heures): T.S. 2 x 2 heures

Dans PeopleSoft

Lorsque vous recevez le courriel provenant du Service des finances, vous pouvez cliquer sur le lien amenant à la facture interne dans PeopleSoft. L’information concernant le numéro de l’intervention y sera inscrite.

Pour effectuer une recherche des factures internes initiées par le Service des immeubles dans PeopleSoft, veuillez utiliser l’entité UL (valeur inscrite par défaut) et soit, entrer le numéro de la facture interne 4XXXXXXX ou «4%» afin d’extraire toutes les factures pour votre unité. Il est possible de préciser votre requête (le champ date par exemple) selon vos besoins.

Dans Explo

Dans Explo, pour toutes les lignes reliées à des factures internes initiées par le Service des immeubles, le numéro de l’intervention est inscrit dans la colonne «Référence» et la description de l’article ou le corps d’emploi de l’employé du Service des immeubles ayant travaillé sur l’intervention est inscrit dans la colonne «Description».

Bons de commande

Les bons de commande comprennent seulement les montants associés :

• aux achats à des fournisseurs externes;
• aux services commandés à des fournisseurs externes.

Veuillez prendre note que les bons de commande initiés par le Service des immeubles portent le numéro 7XXXXXXXXX pour les demandes d’achat initiées par le Service des immeubles dans Maximo et transférées dans PeopleSoft.

Dans Explo

Dans Explo, pour toutes les lignes reliées à des bons de commande 7XXXXXXXXX initiés par le Service des immeubles, le numéro de l’intervention est inscrit dans la colonne «Référence» et la description de l’achat ou du service commandé à un fournisseur externe est inscrit dans la colonne «Description».

Veuillez vous référer à la personne responsable de la facturation par courriel ou par téléphone au poste 404442.

Pour toute question concernant la facturation de la serrurerie, veuillez communiquer avec la personne responsable au poste 407001.

Pour toute question concernant la facturation de la destruction de l’information confidentielle, veuillez communiquer avec la personne responsable au poste 407603.

Veuillez vous référer au Centre d’appels par courriel ou par téléphone au poste 407000.

Pour toute question concernant les demandes d’achat, veuillez contacter le Centre d’appels par courriel ou par téléphone au poste 407000.

Il suffira de leur mentionner le numéro de l’intervention afin qu’elles puissent acheminer votre demande au coordonnateur concerné.

Comme le Service des immeubles utilise la combinaison comptable fournie par votre unité lors de la création de la demande d’achat relativement à votre demande d’intervention, vous pourrez effectuer votre suivi budgétaire dans Explo.

Pour toute question concernant la facturation interne à l’Université Laval, nous vous invitons à consulter le document intitulé la facture interne sur le site Internet du Service des finances.

Il est aussi possible de communiquer avec les personnes du Service des finances au poste téléphonique 410000.

Veuillez formuler vos questions ou commentaires relativement au présent document par courriel.