La Direction adjointe de la Gestion immobilière a comme principales fonctions :

• de gérer l’attribution et l’utilisation des locaux;
• de voir au maintien global des actifs immobiliers;
• d’élaborer des balises pour l’entretien préventif;
• de s’assurer de la saine gestion des données immobilières.

Et, dans le respect des orientations stratégiques de l’Université Laval :

• de planifier des projets d’amélioration et de transformation des différents immeubles de l’Université Laval;
• d’élaborer les plans directeurs relatifs aux pavillons, aux ensembles immobiliers ou ceux relatifs à des aspects techniques touchant plusieurs infrastructures.

Équipe Plans directeurs et gestion des espaces

Plans directeurs et gestion des espaces

L’équipe analyse et recommande à la direction et aux gestionnaires de l’Université une planification stratégique, fonctionnelle et performante de l’occupation des espaces tout en respectant les orientations institutionnelles ainsi que les différents lois et codes en vigueur.

Les principales responsabilités sont :

• de réaliser des études de planification d’espace en y analysant des avenues variées afin d’anticiper les besoins présents et futurs alimentés par une participation et une consultation interdisciplinaire et proposer aux instances décisionnelles des solutions novatrices en fonctions des priorités et des besoins institutionnels;
• d’élaborer les différents plans directeurs, en fonction des besoins, des enjeux et des objectifs institutionnels;
• de définir les besoins des demandeurs en termes d’usages, de proposer des solutions appropriées pouvant répondre à ceux-ci;
• d’analyser les demandes de modification ou d’ajout des unités et d’élaborer en collaboration avec celles-ci, les meilleures solutions pouvant répondre aux besoins identifiés;
• de supporter les activités de gestion des espaces par des analyses d’usage, de conformité et de taux d’utilisation, d’optimisation des occupations;
• de planifier la signalisation intérieure et extérieure des pavillons et sa mise en place dans le respect des normes applicables;
• de contribuer à alimenter et orienter le Plan quinquennal d’investissement immobilier et le portefeuille annuel de projet d’investissement en infrastructure en fonction des orientations stratégiques universitaires, des besoins des unités et des différentes enveloppes budgétaires octroyées.

Maintien des actifs immobiliers

Le maintien d’actifs se base sur une vue d’ensemble des travaux correctifs et préventifs qui doivent être faits dans un horizon à court, moyen et long terme afin que le parc immobilier supporte adéquatement la mission de l’Université Laval.

Les principales responsabilités sont :

• de maintenir l’inventaire des locaux à jour;
• de maintenir à jour la base de données portant sur l’état des actifs immobiliers;
• de prévoir et anticiper les besoins monétaires futurs à être investis dans le parc immobilier;
• d’établir une priorisation des interventions sur les différentes composantes du parc immobilier;
• de faire la reddition de comptes requise par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur.

Équipe Programmes de maintenance et Ressources informationnelles

Programmes de maintenance

L’équipe effectue la classification et le maintien des données (des réseaux, des systèmes, des emplacements et des actifs), développe les programmes de maintenance et intègre les informations requises pour assurer une gestion efficace de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO).

L’élaboration des programmes de maintenance se réalise avec les équipes des autres directions adjointes et vise le maintien et l’amélioration de la fiabilité des systèmes et de la performance de fonctionnement des actifs, tout en assurant la sécurité des personnes.

Les principales responsabilités sont :

• de maintenir en opération et développer les programmes d’entretien préventif pour les composants, les systèmes et les équipements installés dans les bâtiments incluant les centrales et les réseaux de distribution d’énergie;
• d’optimiser les programmes afin de prioriser les efforts déployés par le personnel de maintenance selon la criticité des actifs;
• de mettre à jour les programmes conséquemment à la  réalisation des divers projets et selon les obligations découlant des lois, des règlements et des normes;
• de développer et de mettre à jour des indicateurs de gestion permettant de guider les actions à prendre par les gestionnaires relativement aux activités de maintenance;
• de développer et d’intégrer l’identification des risques, des mesures de précaution et des différents plans relatifs à la sécurité;
• de collaborer à l’élaboration de devis pour des services de maintenance spécialisés.

Ressources informationnelles 

L’équipe a pour principal mandat d’assurer la bonne gestion des ressources logicielles pour l’ensemble des usagers du Service.

Les principales responsabilités sont :

• d’assurer le bon fonctionnement, le maintien et la mise à jour de la suite des logiciels d’IBM Maximo Asset Management;
• d’offrir le support technique requis aux utilisateurs de Maximo;
• d’assurer la fiabilité des données provenant de différentes sources;
• de structurer la GMAO pour certains volets (gestion des stocks et des achats, gestion du temps);
• de structurer le processus de mise à jour des plans des actifs immobiliers en lien avec la réalisation de projets;
• d’effectuer les analyses d’applications informatiques requises;
• de gérer les licences;
• d’encadrer la gestion documentaire et d’assurer la structure et la gestion de l’information dans une perspective BIM;
• de conseiller les équipes et la direction en matière de développement du système de gestion de la maintenance Maximo;
• de maintenir les serveurs applicatifs Maximo (VM – Virtual Machine) en collaboration avec la DTI.